Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist eine entscheidende Phase der digitalen Transformation. Unternehmen profitieren davon, die Abhängigkeit von Papier zu verringern und digitale Medien zum Austausch von Informationen, zum Erstellen von Notizen, zum Erstellen von Rechnungen und vielem mehr zu nutzen. Eine Schlüsseltechnologie, die jedem bei der Digitalisierung von Dokumenten hilft, ist OCR oder optische Zeichenerkennung.
Die OCR-Technologie ermöglicht es, Inhalte von Bildern in Text umzuwandeln, wodurch der Digitalisierungsprozess einfacher und schneller wird. Die Kombination aus OCR und künstlicher Intelligenz automatisiert nun das papierlose Arbeiten und automatisiert den Digitalisierungsprozess.
Was ist OCR-Technologie und wie funktioniert sie?
Die optische Zeichenerkennung wandelt das Textbild in ein lesbares und bearbeitbares Textformat um. Mit einem OCR-Lesegerät können wir ein Dokument, bei dem es sich um eine Quittung, eine Rechnung, einen Bericht usw. handeln kann, im Bildformat scannen. Es gibt Einschränkungen bei der OCR-Technologie, z. B. dass sie den Text nicht in ein bearbeitbares Format konvertieren kann. Der Inhalt des Bildes wird in reine Textdaten umgewandelt.
Der OCR-Konvertierungsprozess beginnt mit der Bilderfassung, bei der der Scanner ein Bild erhält und es in Binärdaten umwandelt. Der Scanner klassifiziert die hellen Bereiche als Hintergrund des Bildes und die dunklen Bereiche als Text.
Anschließend wird das Bild bereinigt und alle Fehler entfernt, um das Lesen zu verbessern. Zu den verwendeten Reinigungstechniken gehören:
- Deskewing
- Entflecken
- Entfernen der Kartons
- Skripterkennung
Dann, mit einem der beiden anwendbaren Algorithmen, Musterabgleichund Feature Matching erhält das Bild seine vorletzte Form und seinen vorletzten Inhalt. Beim Mustervergleich wird jedes Zeichen (Glyphe genannt) mit den gespeicherten Glyphen abgeglichen, um das Bild in seiner digitalen Version neu zu generieren.
Rolle von OCR bei der Digitalisierung von Dokumenten
Während wir die digitale Transformation vorantreiben, sind immer wieder neue Technologien und Systeme entstanden. Für den Übergang von einer Zeit, in der alles auf Papier gedruckt wurde, zu einer Ära, in der papierlose Abläufe zur Normalität werden, sind mehrere Technologien erforderlich.
OCR ist eine der Technologien, die den mühsamen Prozess der manuellen Dateneingabe und -digitalisierung eliminieren kann. Hier ist wie OCRs helfen Beschleunigen Sie den Dokumentendigitalisierungsprozess:
- Eine integrierte Rechtschreibprüfung markiert alle Fehler und Zweifel im Bild, bevor es in ein lesbares Format konvertiert wird. Unterschiedliche Programme verfügen über unterschiedliche Rechtschreibprüfungssysteme und Datenbanken. Wählen Sie diejenige aus, die eine schnelle Fehlerkorrektur ermöglicht.
- Das OCR-Programm scannt das Papierdokument und führt eine umfassende Analyse durch.
- Mithilfe der Funktionen von MS Word kann außerdem jeder Satz einer Rechtschreibprüfung unterzogen werden. Gleichzeitig werden neue und komplexe wissenschaftliche Begriffe zur weiteren Relevanz in das Wörterbuch aufgenommen.
Darüber hinaus verfügt ein OCR-Programm über ein integriertes System zur Optimierung von Mediendaten und -informationen. Es kann die Qualität verbessern, indem die Medien mit höherer Klarheit und Sichtbarkeit optimiert werden.
Im Allgemeinen befinden sich in einem OCR-Programm die Schwarz-Weiß-Linienbilder im Kunstmodus und werden im GIF- und PNG-Format gespeichert. Allerdings werden die Schwarzweißfotos im GIF- oder JPEG-Format und Farbfotos im JPEG-Format gespeichert. Unternehmen müssen die OCR-Infrastruktur einrichten, um die Vorteile dieser Technologie nutzen zu können.
Vorteile von OCR für die Dokumentendigitalisierung
Der OCR-Prozess ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Papierkram im Zusammenhang mit ihren Betrieben und Dienstleistungen zu digitalisieren. Mit digitalisierten Dokumenten können Unternehmen von höherer Sicherheit, Zugänglichkeit und Genauigkeit profitieren.
Spart Platz
1 MB Laufwerk kann 500 Seiten gedruckten Text speichern. Wo Unternehmen jede Menge Papier haben, stellen Sie sich vor, wie viel Platz sie durch die Digitalisierung mit OCR einsparen können.
Höhere Sicherheit
Auf Papierdokumente kann jeder zugreifen, digitalisierte Dokumente können jedoch mit einem Passwort geschützt werden. Darüber hinaus können wir anhand der Protokolldateien feststellen, wer auf ein bestimmtes Dokument zugegriffen hat.
Einfache Zugang
Auf digitalisierte Dokumente kann jeder von überall auf der Welt zugreifen. Wer Zugriff hat, kann auch nach den benötigten Dokumenten suchen, da die digitalisierten Dokumente auf einem zentralen Server gespeichert werden.
Einsparmaßnahmen
Die Kosten für die Speicherung, Bearbeitung und Aufbewahrung physischer Dokumente sind höher als für deren Digitalisierung. Digitalisierte Versionen von Dokumenten werden nicht verblassen oder verrotten. Allerdings können digitale Dokumente gehackt werden oder sind anfällig für Cyberdiebstahl, doch dafür verfügen wir über geeignete Sicherheitsmaßnahmen.
Zusammenführung von OCR, Deep Learning und KI in der Dokumentendigitalisierung
Durch die Integration mit Deep-Learning-Systemen wird der OCR-Prozess weiter an Dynamik gewinnen. Deep-Learning-Mechanismen können dabei helfen, strukturierte und unstrukturierte Daten mit höherer Effizienz und Genauigkeit aus Bildern zu extrahieren.
Darüber hinaus kann der Digitalisierungsprozess automatisiert werden, wodurch das Fehlerpotenzial verringert wird, das mit der Digitalisierung jedes Dokuments durch Menschen einhergeht. Es gibt Tools und Dienste für maschinelles Lernen, mit denen wir die Textextraktion mit hoher Geschwindigkeit und in mehreren Layouts automatisieren können.
In diesen OCR-Programmen sind nun Bilderkennungstools enthalten, die den Prozess der Identifizierung und Kommentierung der Bilder beschleunigen.
All diese Arbeiten werden über eine einzige Lösung erledigt, in die OCR-Lösung integriert oder als integrierte Funktion.
Zusammenfassung
Optische Zeichenerkennung (OCR) macht neue Fortschritte in der Branche und erleichtert den einfachen Übergang von der physischen zur digitalen Dokumentation. Wählen Sie aus der Vielzahl der verfügbaren Tools diejenigen aus, die über alle Features und Funktionen verfügen, die Sie für eine einfache Dokumentendigitalisierung benötigen.
Mit der Shaips OCR, aktiviert mit maschinellen Lerndienstenerhalten Sie hochwertige Daten von intelligenten Tools und Services. Wir konvertieren Textdaten in ein maschinenlesbares Format und extrahieren alle Informationen, die Sie für einen reibungslosen digitalen Transformationsprozess benötigen.
